Данный документ имеет особую важность, так как если ценности материального характера перейдут к постороннему человеку, то их возврат будет возможен посредством судебного разбирательства. Требуется знать правила, распространяющиеся относительно составления рассматриваемого акта.
[contents]
Что это и для чего?
Посредством данного акта имеется возможность подтвердить наличие правомочий у покупателя на получение товара от другого лица, согласно соглашению о поставке или купле-продаже. В доверенность могут включаться условия, отличные от тех, что закреплены гражданским законодательством.
Основное различие заключается в том, в какой период времени и где производится исполнение договора, который был подписан сторонами:
- Ценности могут передаваться на складе, принадлежащем поставщику. В этот момент у него имеется возможность проверить достоверность полномочий лица.
Приход товарно-материальных ценностей - Передача производится на территории, относящейся к покупателю. В данном случае составление доверенности не требуется, так как считается, что в хранилище не трудятся посторонние лица, при этом устанавливается материальная ответственность работников.
- Передачу производят на территории, считающейся нейтральной. В этой ситуацию дату и время передачи согласовывают стороны в отдельном соглашении.
Законодатель не устанавливает круг лиц, которые могут получить рассматриваемую доверенность. Это значит, что оформить ее могут на имя сотрудника предприятия, так и на человека, который не включается в штатный состав организации.
Когда речь идет об оформлении акта в отношении человека, состоящего в трудовых отношениях с компанией, возникает вопрос, связанный с необходимостью такого оформления, так как полномочия, относящиеся к работнику, прописаны в трудовом соглашении, при этом обязанности могут заключаться в приемке товара.
Некоторые считают, что права рабочего можно в этом случае подтвердить без оформления акта.
Однако стоит отметить, что в некоторых случаях соглашением предусматривается передача ценностей на территории, которая не относится ни к покупателю, ни к другой стороне соглашения.
В этой ситуации товар сможет получить лицо, выполняющее руководящие функции в организации, либо тот, на чье имя был оформлен документ. Это связано с тем, что исходя из сути обстановки не понятно, работает ли человек в компании или нет.
Допускается выдача документации человеку, не относящемуся к компании. Как правило, такое оформление производится в единичных случаях приема ценностей либо когда осуществляется закупка небольшого масштаба.
В связи с тем, что посторонний человек не несет материальной ответственности перед предприятием, то в случае осуществления им мошеннических действий достаточно трудно в судебном органе доказать факт его получения товара, если не была оформлена доверенность.
Соглашение может включать в себя условия, согласно которым доставка товара осуществляется компанией, выполняющей логистические функции. Это значит, что поставщиком товар передан представителю этой фирмы на основании отдельно оформленного соглашения.
Доверенность выдается организацией, выступающей перевозчиком. Круг лиц допускающихся к получению такого документа не ограничивается.
https://www.youtube.com/watch?v=PmDIXIJ2hnA
Бланк акта
На сегодняшний день разработано и применяется две формы рассматриваемого документа. Утверждены они на законодательном уровне в 1997 году. Представлены они:
- М-2 — применяется в ситуации, когда компания представляется одноразово;
- М-2а — используют в целях постоянного представительства (в этой ситуации документ оформляется на одно лицо).
На титульной странице указывается:
- в верхнем правом углу указывается код ОКПО организации, который используется в уставной документации;
- далее пишут срок действия, номер и дату выдачи документа;
- данные относительно плательщика и получателя ценностей (указывается их почтовый адрес, полное название компании, ИНН);
Бланк на получение товарно материальных ценностей - информация касаемо человека, выполняющего функции по представлению организации (прописываются данные документа, посредством которого удостоверяется его личность, занимаемая должность, фамилия и инициалы);
- название компании, выполняющей услуги поставки;
- реквизиты плательщика;
- документация, на основании которой происходит выдача товаров.
Далее заполняется оборотная сторона, где в специальной таблице прописываются сведения, относящиеся к ценностям:
- единица, в которой измеряются;
- точное количество;
- перечисляется товар.
В ситуации, когда остается пространство, которое не заполнено – его требуется перечеркнуть. Внизу листа ставит подпись лицо, на чье имя выдан акт. Заверкой доверенности занимается руководство компании и главбух, ставится печать.
Действие
Согласно законодательным актам период, на протяжении которого документ считается действующим, равен пяти годам. Данный срок, как правило, подлежит указанию в документе. Когда такой срок не указывается в документе, это значит, что с момента ее выдачи она будет действовать на протяжении года.
Проще изначально оформить документ на максимальный период времени, однако не во всех случаях это допустимо. Бывает, что поставка осуществляется, централизовано или при каждой поставке перечень товаров подлежит изменению. Кроме того продавцы зачастую просят представить документ в оригинале.
Правила оформления
Акт в любой ситуации выдается компанией в письменной форме. Оформляется он от имени компании, при этом составление осуществляется в произвольной форме, с обязательным соблюдением требований, прописанных в гражданском законодательстве. Законодатель закрепляет, что обязательно соблюдать:
- письменную форму;
- указание даты, когда он выдается;
- подписывается лицом, выполняющим руководящие функции в компании либо тем, кто уполномочен на это действие согласно учредительным документам;
- если документ выдается компанией, которая основана на муниципальной или государственной собственности – обязательно должна быть подпись главбуха;
- ставится печать компании.
Стоит отметить в качестве обязательных реквизитов такие:
- полное название и эмблема предприятия;
- название акта;
- номер, присвоенный при прохождении процесса регистрации;
- дата, когда принят;
- место выдачи.
В случае, когда документ отражает лишь те данные, которые перечислил законодатель – он не будет считаться полным.
В текст документа включается:
- название компании, выдавшей документ;
- адрес ее расположения;
- дата и место, где зарегистрирована;
- номер гос.регистрации;
- ИНН;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего акт, также ставится его подпись;
- данные лица, на чье имя выдается документ (реквизиты акта, посредством которого удостоверяется его личность);
- адрес его прописки;
- перечень полномочий;
- указывается третье лицо, перед которым доверитель представляет организацию;
- перечисляются документы, которые может подписать доверитель;
- срок, в течение которого действует документ;
- сведения о наличии правомочий передоверия;
- образец подписи доверенного лица.
Генеральная и типовая разновидность
К числу самых распространенных актов относится генеральная доверенность. Такой акт уполномочивает лицо на осуществление любых действий, предусмотренных в законодательстве. Осуществляются они от имени организации или гражданина, при этом сфера деятельности не ограничивается.
Оформляется она только в форме письменного документа. Производится заверка при помощи подписи руководителя и проставления печати компании. Если указывается в правовых нормах – акт подлежит заверке в нотариальной конторе.
Относительно юр.лиц предусматривается нотариальное заверение, когда происходит передоверие. Однако на практике стараются заверить все разновидности рассматриваемых актов.
Когда в документе не указана дата выдачи, то он считается несоответствующим действительности. Полномочия, которые предоставляются доверенному лицу, требуется перечислить максимально подробно. В данной разновидности актов указывается на возможность осуществления передоверия. Когда происходит смена руководства предприятия – вместе с ним требуется провести замену доверенности.
Срок действия устанавливается максимум на три года. Когда срок не прописывается — акт действует 12 месяцев с момента выдачи.
Составление типовой доверенности относится к компаниям, которые достаточно часто получают какие-либо товары или материалы, при этом данная деятельность осуществляется с помощью доверенности. Организация стремится каждый раз оформить новый акт. Это значит, что доверенность выдается для однократного использования или на определенный период времени.
Основывается составление акта на соглашении, которое заключено между организациями. Это могут быть договоры относительно купли-продажи, поставке и прочие. Следует отметить, что отличием типовой формы является то, что она может быть выдана только тем, кто состоит в трудовых отношениях с компанией.
Как правило, оформление доверенности занимается специалист, работающий в бухгалтерском отделе. При этом на акте обязательно ставится виза руководителя компании. Доверенность, которая оформлена по форме, именуемой М-2, оформляется на период времени, не превышающий две недели. В некоторых ситуациях такой срок может быть увеличен до месяца, к примеру, когда ценности получают у одного поставщика.
После того, как срок действия акта истек, на его основании не могут ни получить, ни выдать товары и ценности. Каждый выданный акт должен быть зарегистрирован отвечающим за этот процесс сотрудником. Запись о регистрации вносится в специально предназначенный журнал.
Составление акта регламентируется законодателем. Когда допущены ошибки – лучше создать новый, а не исправлять неточности в существующем.
Состоит документ из двух частей, одна из которых передается доверенному лицу, вторая остается в бухгалтерии. Составляют акт в единственном экземпляре. Корешки выданных актов хранятся у бухгалтера в течение срока, который установил законодатель.
Образец типового бланка заполняется так:
- Изначально сведения вносятся в таблицу, где отражается номер формы и сведения о лице, которому выдается. Также указывается компания, куда акт предоставляется.
Заполнение сведений о лице, которому выдается доверенность - Далее заполняется вторая часть. Здесь указывается наименование компании, которая выступает доверителем. Прописывается период времени, в течение которого действует доверенность. Выглядит она так:
Заполнение сведений о компании-доверителе - Затем переходят к заполнению третьей части. В ней перечисляются ценности и товары, которые получает представитель. Образец:
Перечисление получаемых ТМЦ - В конце ставятся подписи:
Заверение доверенности подписями
Бланк доверенности в Беларуси
В Беларуси на сегодняшний день действует представленная ниже форма доверенности:
Хранение и учет
Когда компанией выдается доверенность, то она может вноситься в специальный журнал, который прошнуровывается и пронумеровывается. Хранится такой журнал у человека, который назначается ответственным за выдачу документации такого рода. В таком случае для составления акта используется форма, носящая название М-2а.
Работник, который получил документ, после получения товара, на следующий день представляет в бухгалтерский отдел документацию, посредством которой подтверждается совершение операций. Стоит отметить, что доверенность остается у продавца, равно как и накладная на товар.
Предусматриваются случаи возврата доверенностей:
- Если лицо было лишено полномочий по получению товаров, то компания аннулирует ранее выданную доверенность. Об этом обязательно сообщается поставщику, а также человеку, на которого был оформлен документ. Если при соблюдении эти условий продавец выдает ценности этому человеку, то действия считаются противозаконными.
- Когда доверенностью не пользовались.
- Если истек срок использования, то на следующий день документ возвращается в организацию, которая его выдала. Об этом ставят отметку в специальном журнале.
Итак, выдавать доверенность могут работнику компании или постороннему лицу. Срок действия по общему правилу равен пяти годам, а иногда году. Разработано две формы рассматриваемого акта.
