Правила составления, образец графика отпусков и приказ на утверждение в 2021 году

Законодательством РФ регламентированы не только обязанности работника в сфере труда, но и его права. Одной из таких юридических норм, установленных и охраняемых государством, является ежегодный оплачиваемый отпуск.

Первостепенный документ, определяющий очерёдность предоставления основного отпуска — график.

Сегодня мы обсудим его составление, расскажем для чего необходима эта процедура, поясним правила оформления таких документов, что поможет избежать ошибок в дальнейшем.
[contents]

Что говорит закон?

Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.  – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.

Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём  количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.

В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:

• должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
• юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Важно! Работодатели, имеющие форму организации — ИП, имеют право не оформлять график, а определять очерёдность путём согласования с сотрудниками.

Правила составления

Главным принципом оформления такого документа является то, что действия работодателя, по его составлению, основываются на предварительных данных о пожеланиях сотрудников, но при этом сопоставляются все факторы, чтобы не нанести ущерб производственной деятельности предприятия.

Существует определённый регламент, который необходимо соблюдать, чтобы избежать возможных недочётов:

• Принимать во внимание мнение сотрудников.
• Учитывать вероятность переноса, с согласия работника, при возникновении острой необходимости.
• Необходимо отслеживать количество дней, которые сотрудник не использовал в предыдущий раз.
• Опасные и вредные производственные факторы подразумевают необходимость дополнительных дней.

  

• В соответствии с законодательством, определённые категории трудящихся, имеют право выбора удобного для них отпускного периода. Это регламентировано ст. 122, 123 ТК РФ, к ним относятся:

  • Несовершеннолетние (лица до 18 лет);
  • Лица, совмещающие трудовую деятельность (отпускные периоды обязательно должны совпадать как на постоянном, так и дополнительном месте работы);
  • женщины перед декретом по беременности и родам, а также сразу же после него, по окончании периода по уходу за ребёнком;
  • сотрудники, один из супругов которого является военнослужащим;
  • трудящиеся, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам.
• Число сотрудников, осуществляющих деятельность в одном отделе, которые могут уйти в отпуск в один временной период, должно быть ограничено.

  

• Следует принять во внимание следующее, если в организации трудятся сотрудники, которые были недавно приняты в штат, им положен отдых не ранее чем через 6 месяцев трудовой деятельности.
• После составления и согласования, документ подписывается руководителем кадрового отдела и утверждается ответственным должностным лицом —  руководителем предприятия.
  

  Эти сроки строго регламентированы и обязательны к исполнению — документ должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года.

Порядок оформления

Данный процесс включает в себя следующие подготовительные этапы:

• Согласование формы документа (унифицированный бланк Т-7, собственно разработанный образец). Данный пункт более подробно мы опишем ниже.
• Оформление приказа об утверждении очерёдности ухода на отдых.

• Включение отпусков в график. Данная процедура подразумевает факт учёта таких отпусков, как:

  • ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;

    

  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Назначается лицам с особыми производственными процессами (работа на вредном производстве и опасных условиях, в суровых климатических зонах, работникам с ненормированным графиком трудовой деятельности);
  • отпускные дни, которые не были использованы и перенесённые на следующий календарный год.

• Расчёт количества дней, которые необходимо учесть в документе. Для того, чтобы произвести точные вычисления, требуется:

  • определить дату окончания очередного года со дня поступления на должность;
  • следующий шаг – на дату, определённую выше, распределить отпуска таким образом, чтобы не оставалось «лишних» дней, которые работник не использовал.
• Учитывать пожелания сотрудников. При утверждении документа работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников.
  

  Единственным исключением, являются лица, относящиеся к льготной категории сотрудников – только в данном случае, руководитель имеет обязательства на этот счёт.

• Уведомление трудящихся об отпуске. Образец данного документа вы найдете ниже.

• Внесение изменений в график. Составляя подобные бумаги, следует понимать, что документ создаётся на довольно продолжительный период – календарный год, следовательно, корректировка сведений вполне возможна. Внесение изменений применяется в случаях:

  • переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);

    

  • переноса определённого количества отпускных дней, по причине досрочного отзыва сотрудника. При возникновении подобной ситуации, работник имеет право использовать оставшиеся дни в любое удобное для него время;
  • переноса отпускного периода по заявлению сотрудника. В данной ситуации следует учесть следующее, если работник входит в льготную категорию лиц, работодатель обязан удовлетворить просьбу, в обратном случае, руководитель может пойти на встречу работнику, но в перечень обязательств это не входит.

В каждом из перечисленных вариантов о внесении изменений, требуется письменное заявление от сотрудника, в случае положительного решения руководства издаётся приказ о переносе сроков отпускного периода.

Соответственно, это является основанием для внесения изменений. В документе это отражается в следующем:

• в 8 графе указывается основание переноса;
• 9 графа определяет новый отпускной период, в соответствии с данными, обозначенными в приказе;
• в 10 графе вносятся различные примечания.

Порядок внесения изменений, рассмотренный выше, применяется касательно работников, которые были изначально включены в график. Если сотрудник был принят на должность после данного процесса, сведения о его отпуске будут оформлены следующим образом:

• Составляется дополнительное приложение, которое утверждается руководителем (дополнительный бланк, содержащий только данные нового сотрудника).
• Работник подаёт соответствующее заявление на предоставление основного оплачиваемого отпуска, после чего работодатель издаёт приказ.

Форма составления

Безусловно, график относится к разновидности локальных нормативных актов. Данный документ устанавливает очерёдность предоставляемых отпусков, оформляется в соответствии установленным правилам и обязательный к исполнению как со стороны работодателя, так и указанных в графике сотрудников.

Для составления такого документа предусмотрена специальная форма Т-7, которой работодатель может воспользоваться, но данная форма не является обязательной, законодательно разрешено использовать и иные образцы оформления документа. Исключение составляют предприятия, входящие в государственный и муниципальный аппарат.

Как видно, документ имеет чёткую структуру, содержит 10 основных граф:

1. Полное наименование предприятия.
2. Должность сотрудника, соответственно штатного расписания.
3. ФИО должностного лица.
4. Табельный номер работника (указывается при наличии).
5. Длительность (количество дней).
6. Дата начала и окончания срока отдыха (запланированные).
7. Фактические даты.
8. Предполагается в случае переноса.
9. Даты перенесённого отдыха.
10. Примечания.

Нюансы составления приказа об утверждении

Когда график разработан, его необходимо ввести в действие, для этого и составляется приказ.

Данная бумага в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

• Наименование предприятия.
• Место и дата составления.
• Номер документа.
• Основная информация распоряжения, также указывается нормативно- правовой акт, на который ссылается приказ.
• Перечень ответственных лиц, участвующих в оформлении распоряжения.
• Подпись руководителя организации.
• Подпись сотрудников об ознакомлении с приказом.

Необходимо уточнить, что докумет об утверждении графика – это составляющая внутреннего документооборота организации и поэтому не является обязательным условием соблюдения.

Важно! При оформлении распоряжения не стоит вносить в документ график отпусков (по причине величины объёма), достаточно указать его в приложении.

Образцы сопроводительной документации.

Образец листа для ознакомления:

Образец журнала для ознакомления:

Образец уведомления сотрудника о начале отпуска под роспись:

Образец приказа об утверждении графика:

Должен ли руководитель ознакомить сотрудников с графиком?

ТК РФ не имеет указаний на то, что работодатель обязан ознакомить сотрудников непосредственно с самим отпускным графиком. Так, ст. 123 Трудового Кодекса РФ регламентировано обязательное уведомление работника о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за две недели до начала предполагаемого отпуска.

Тем не менее, чтобы избежать неприятных инцидентов, всё-таки лучше учитывать пожелания сотрудников и предварительно ознакомить их с графиком.

Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?

Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.

Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.

Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.

Важно! Если сотрудник захочет взять основной отпуск до ухода в декрет или сразу же после него, работодатель обязан его предоставить, причём не имеет значения указан ли данный работник в отпускном графике или нет.

Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого. Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.

В случае, когда предприятие —  основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях. Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте. Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.

https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE

Распространённые ошибки

Не смотря на то, что правила и порядок составления графика известны каждому работнику отдела кадров, тем не менее это не исключает вероятности возникновения определённых погрешностей.  Существует ряд типичных ошибок, которые допускаются при оформлении, приведём некоторые из них:

1. Поздние сроки подачи графика.
2. Неверное оформление документа.
3. Неточности при заполнении.
4. Не были приняты во внимание мнения сотрудников. В данной ситуации, первоочередное право имеет определённая законом льготная категория работников. Об этом мы говорили выше.

https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE

Что такое умный график?

Сравнительно недавно появился новый инструмент, основной целью которого является оптимизация деятельности кадрового отдела – умная таблица, с помощью которой работа с отпусками значительно упрощается.

Умный график на 2021 год осуществляет следующие функции:

• Высчитывает дату окончания отпусков с учётом праздничных дней.
• Показывает пересечение отпусков работников.
• Предупреждает о имеющихся сотрудниках, которым в скором времени следует уйти на отдых.
• Делит отпуска на 7 частей.
• Заполняет специализированную форму Т-7, нажатием одной кнопки.

Заключение

Как видим, оформление отпускного графика – очень ответственное занятие, которое требует соблюдения определённых условий и сопоставления многих ключевых факторов, которые в свою очередь могут повлиять на конечный результат. Выше мы выявили основные тезисы, благодаря которым вы сможете грамотно составить документ такого типа.