Законодательством РФ регламентированы не только обязанности работника в сфере труда, но и его права. Одной из таких юридических норм, установленных и охраняемых государством, является ежегодный оплачиваемый отпуск.
Первостепенный документ, определяющий очерёдность предоставления основного отпуска — график.
Сегодня мы обсудим его составление, расскажем для чего необходима эта процедура, поясним правила оформления таких документов, что поможет избежать ошибок в дальнейшем.
[contents]
- Что говорит закон?
- Правила составления
- Порядок оформления
- Форма составления
- Нюансы составления приказа об утверждении
- Образцы сопроводительной документации.
- Должен ли руководитель ознакомить сотрудников с графиком?
- Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?
- Распространённые ошибки
- Что такое умный график?
- Заключение
Что говорит закон?
Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.
Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.
В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:
- должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
- юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Важно! Работодатели, имеющие форму организации — ИП, имеют право не оформлять график, а определять очерёдность путём согласования с сотрудниками.
Правила составления
Главным принципом оформления такого документа является то, что действия работодателя, по его составлению, основываются на предварительных данных о пожеланиях сотрудников, но при этом сопоставляются все факторы, чтобы не нанести ущерб производственной деятельности предприятия.
Существует определённый регламент, который необходимо соблюдать, чтобы избежать возможных недочётов:
- Принимать во внимание мнение сотрудников.
- Учитывать вероятность переноса, с согласия работника, при возникновении острой необходимости.
- Необходимо отслеживать количество дней, которые сотрудник не использовал в предыдущий раз.
- Опасные и вредные производственные факторы подразумевают необходимость дополнительных дней.
Документооборот при оформлении -
В соответствии с законодательством, определённые категории трудящихся, имеют право выбора удобного для них отпускного периода. Это регламентировано ст. 122, 123 ТК РФ, к ним относятся:
- Несовершеннолетние (лица до 18 лет);
- Лица, совмещающие трудовую деятельность (отпускные периоды обязательно должны совпадать как на постоянном, так и дополнительном месте работы);
- женщины перед декретом по беременности и родам, а также сразу же после него, по окончании периода по уходу за ребёнком;
- сотрудники, один из супругов которого является военнослужащим;
- трудящиеся, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам.
- Число сотрудников, осуществляющих деятельность в одном отделе, которые могут уйти в отпуск в один временной период, должно быть ограничено.
Виды - Следует принять во внимание следующее, если в организации трудятся сотрудники, которые были недавно приняты в штат, им положен отдых не ранее чем через 6 месяцев трудовой деятельности.
- После составления и согласования, документ подписывается руководителем кадрового отдела и утверждается ответственным должностным лицом — руководителем предприятия.
Эти сроки строго регламентированы и обязательны к исполнению — документ должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года.
Порядок оформления
Данный процесс включает в себя следующие подготовительные этапы:
- Согласование формы документа (унифицированный бланк Т-7, собственно разработанный образец). Данный пункт более подробно мы опишем ниже.
- Оформление приказа об утверждении очерёдности ухода на отдых.
-
Включение отпусков в график. Данная процедура подразумевает факт учёта таких отпусков, как:
- ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;
Количество дней, учитываемых при расчете отпускных - ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Назначается лицам с особыми производственными процессами (работа на вредном производстве и опасных условиях, в суровых климатических зонах, работникам с ненормированным графиком трудовой деятельности);
- отпускные дни, которые не были использованы и перенесённые на следующий календарный год.
- ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;
-
Расчёт количества дней, которые необходимо учесть в документе. Для того, чтобы произвести точные вычисления, требуется:
- определить дату окончания очередного года со дня поступления на должность;
- следующий шаг – на дату, определённую выше, распределить отпуска таким образом, чтобы не оставалось «лишних» дней, которые работник не использовал.
- Учитывать пожелания сотрудников. При утверждении документа работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников.
Единственным исключением, являются лица, относящиеся к льготной категории сотрудников – только в данном случае, руководитель имеет обязательства на этот счёт.
- Уведомление трудящихся об отпуске. Образец данного документа вы найдете ниже.
-
Внесение изменений в график. Составляя подобные бумаги, следует понимать, что документ создаётся на довольно продолжительный период – календарный год, следовательно, корректировка сведений вполне возможна. Внесение изменений применяется в случаях:
- переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);
Заявление о переносе - переноса определённого количества отпускных дней, по причине досрочного отзыва сотрудника. При возникновении подобной ситуации, работник имеет право использовать оставшиеся дни в любое удобное для него время;
- переноса отпускного периода по заявлению сотрудника. В данной ситуации следует учесть следующее, если работник входит в льготную категорию лиц, работодатель обязан удовлетворить просьбу, в обратном случае, руководитель может пойти на встречу работнику, но в перечень обязательств это не входит.
- переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);
В каждом из перечисленных вариантов о внесении изменений, требуется письменное заявление от сотрудника, в случае положительного решения руководства издаётся приказ о переносе сроков отпускного периода.
Соответственно, это является основанием для внесения изменений. В документе это отражается в следующем:
- в 8 графе указывается основание переноса;
- 9 графа определяет новый отпускной период, в соответствии с данными, обозначенными в приказе;
- в 10 графе вносятся различные примечания.
Порядок внесения изменений, рассмотренный выше, применяется касательно работников, которые были изначально включены в график. Если сотрудник был принят на должность после данного процесса, сведения о его отпуске будут оформлены следующим образом:
- Составляется дополнительное приложение, которое утверждается руководителем (дополнительный бланк, содержащий только данные нового сотрудника).
- Работник подаёт соответствующее заявление на предоставление основного оплачиваемого отпуска, после чего работодатель издаёт приказ.
Форма составления
Безусловно, график относится к разновидности локальных нормативных актов. Данный документ устанавливает очерёдность предоставляемых отпусков, оформляется в соответствии установленным правилам и обязательный к исполнению как со стороны работодателя, так и указанных в графике сотрудников.
Для составления такого документа предусмотрена специальная форма Т-7, которой работодатель может воспользоваться, но данная форма не является обязательной, законодательно разрешено использовать и иные образцы оформления документа. Исключение составляют предприятия, входящие в государственный и муниципальный аппарат.

Как видно, документ имеет чёткую структуру, содержит 10 основных граф:
- Полное наименование предприятия.
- Должность сотрудника, соответственно штатного расписания.
- ФИО должностного лица.
- Табельный номер работника (указывается при наличии).
- Длительность (количество дней).
- Дата начала и окончания срока отдыха (запланированные).
- Фактические даты.
- Предполагается в случае переноса.
- Даты перенесённого отдыха.
- Примечания.

Нюансы составления приказа об утверждении
Когда график разработан, его необходимо ввести в действие, для этого и составляется приказ.
Данная бумага в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:
- Наименование предприятия.
- Место и дата составления.
- Номер документа.
- Основная информация распоряжения, также указывается нормативно- правовой акт, на который ссылается приказ.
- Перечень ответственных лиц, участвующих в оформлении распоряжения.
- Подпись руководителя организации.
- Подпись сотрудников об ознакомлении с приказом.

Необходимо уточнить, что докумет об утверждении графика – это составляющая внутреннего документооборота организации и поэтому не является обязательным условием соблюдения.
Важно! При оформлении распоряжения не стоит вносить в документ график отпусков (по причине величины объёма), достаточно указать его в приложении.
Образцы сопроводительной документации.
Образец листа для ознакомления:

Образец журнала для ознакомления:

Образец уведомления сотрудника о начале отпуска под роспись:

Образец приказа об утверждении графика:

Должен ли руководитель ознакомить сотрудников с графиком?
ТК РФ не имеет указаний на то, что работодатель обязан ознакомить сотрудников непосредственно с самим отпускным графиком. Так, ст. 123 Трудового Кодекса РФ регламентировано обязательное уведомление работника о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за две недели до начала предполагаемого отпуска.
Тем не менее, чтобы избежать неприятных инцидентов, всё-таки лучше учитывать пожелания сотрудников и предварительно ознакомить их с графиком.
Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?
Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.
Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.
Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.
Важно! Если сотрудник захочет взять основной отпуск до ухода в декрет или сразу же после него, работодатель обязан его предоставить, причём не имеет значения указан ли данный работник в отпускном графике или нет.
Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого. Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.
В случае, когда предприятие — основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях. Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте. Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.
https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE
Распространённые ошибки
Не смотря на то, что правила и порядок составления графика известны каждому работнику отдела кадров, тем не менее это не исключает вероятности возникновения определённых погрешностей. Существует ряд типичных ошибок, которые допускаются при оформлении, приведём некоторые из них:
- Поздние сроки подачи графика.
- Неверное оформление документа.
- Неточности при заполнении.
- Не были приняты во внимание мнения сотрудников. В данной ситуации, первоочередное право имеет определённая законом льготная категория работников. Об этом мы говорили выше.
https://www.youtube.com/watch?v=VDRL9EvYhgE
Что такое умный график?
Сравнительно недавно появился новый инструмент, основной целью которого является оптимизация деятельности кадрового отдела – умная таблица, с помощью которой работа с отпусками значительно упрощается.

Умный график на 2022 год осуществляет следующие функции:
- Высчитывает дату окончания отпусков с учётом праздничных дней.
- Показывает пересечение отпусков работников.
- Предупреждает о имеющихся сотрудниках, которым в скором времени следует уйти на отдых.
- Делит отпуска на 7 частей.
- Заполняет специализированную форму Т-7, нажатием одной кнопки.
Заключение
Как видим, оформление отпускного графика – очень ответственное занятие, которое требует соблюдения определённых условий и сопоставления многих ключевых факторов, которые в свою очередь могут повлиять на конечный результат. Выше мы выявили основные тезисы, благодаря которым вы сможете грамотно составить документ такого типа.