Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.
[contents]
Что это такое?
Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.
Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.
В чем удобство:
- наглядно отражены существующие вакансии;
- видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
- позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.
Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.
Нормативная база
Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.
Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:
- профстандарты, утвержденные министерством труда и социальной защиты. Эти нормативные акты предназначены для регламентации наименований должностей, а также для определения рамочных должностных инструкций;
- Трудовой Кодекс РФ, устанавливающий требования к окладу, надбавкам и так далее;
- Инструкции по делопроизводству и кадровой работе отдельных государственных органов могут устанавливать требования к расстановке. Примеры можно найти в нормативной базе Ростехнадзора и Минкульта РФ.
Цели составления
Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.
В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.
Замещение нужно для:
- оценки и отслеживания существующих вакансий;
- отслеживания статуса отсутствующих сотрудников;
- анализа текучести кадров;
- быстрого обнаружения неравномерного распределения трудовых ресурсов между подразделениями.
Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.
Различие расстановки от расписания
Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.
| Критерии | Расстановка | Расписание |
|---|---|---|
| Обязательность | Не является обязательным документом. | Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания. |
| Назначение | Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях. | Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.
Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия. |
| Срок архивного хранения | Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет). | Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года. |
| Наличие персональных данных | При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных. | Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений. |
| Требование к форме | Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя. | Существует строгая форма Т-3. |
В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.
В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.
Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.
Сведения в кадровой расстановке
Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:
- наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
- код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
- должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;
Образец кадровой расстановки в организации - заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
- фамилия, имя, отчество работников;
- реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
- дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).
Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.
Как правильно заполнить кадровое замещение?
Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.
Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:
-
Первый этап:
- Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
- Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
- Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
- Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);
Первый этап заполнения расписания
-
Второй этап:
- Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
- Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.
Второй этап заполнения расписания
В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.
Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.
Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.
В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.
Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.
Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.
